その問い合わせ、届いていますか？ホームページのフォームメールが届かない原因

「ホームページを公開してから、問い合わせが一件も来ていない」——そうご相談をいただいて調べてみると、フォームは正常に送信されていて、通知メールだけが届いていなかった、というケースがあります。訪問者は送ったつもり、事業者は来ていないつもり。どちらも悪くないのに、商談が一つ静かに消えてしまいます。

問い合わせが少ないと感じたとき、多くの方はデザインや広告の見直しから考えます。ただ、その前に確認しておきたいのが「そもそも届いているか」です。ここは費用をかけずに、今日のうちに点検できます。

ホームページの問い合わせは3か所で取りこぼされる

問い合わせが成果につながらないとき、原因は大きく3つに分かれます。どこで止まっているかによって、やるべきことがまったく変わります。

一番上の「届いていない」は、気づく手段がないのが厄介なところです。問い合わせがゼロの状態と、システムが止まっている状態は、事業者側からはまったく同じに見えます。

フォームのメールが届かなくなる主な原因

迷惑メールフォルダに振り分けられている

もっとも多いのがこれです。フォームからの通知は、送信者名が訪問者の名前でも、実際に送っているのはサーバーのプログラムです。そのため機械的な送信とみなされ、迷惑メール判定を受けることがあります。まずは迷惑メールフォルダを検索してみてください。過去の問い合わせがまとめて見つかることもあります。

通知の送信元アドレスがドメインと合っていない

フォームの通知メールを、訪問者が入力したフリーメールのアドレスから送る設定にしていると、なりすましと判定されて弾かれやすくなります。通知メールの送信元は自社ドメインのアドレスにして、訪問者のアドレスは返信先として扱うのが基本です。ここは制作会社に依頼すれば設定してもらえる部分です。

サーバーやプラグインの更新をきっかけに止まっていた

公開直後は届いていたのに、いつからか止まっていた、というパターンもあります。サーバーの引っ越し、メールアドレスの変更、フォーム機能の更新などが引き金になります。動いていたから今も動いている、とは限りません。

通知先が使われていないアドレスのまま

制作時に設定した通知先が、担当者の個人アドレスや、退職した方のアドレスのまま残っていることがあります。誰のアドレスに届く設定になっているか、いま一度確認しておきたいところです。この確認は、サーバーやドメインの契約名義の点検と合わせて行うと効率的です。名義についてはドメインとサーバーの名義に関する記事もあわせてご覧ください。

届いているかを確認する手順

難しい作業は必要ありません。次の順番で試すと、どこで止まっているかが切り分けられます。

• スマートフォンから自社のフォームに実際に送信する
• 通知メールの受信を確認する（迷惑メールフォルダも見る）
• 訪問者側に届く自動返信メールも確認する
• 送信完了後の画面に、受付できた旨が表示されるか見る
• 通知先アドレスを社内で共有しているか確認する

テスト送信は数か月に一度を目安に続けると安心です。フォームの入力項目そのものの設計については、問い合わせフォームの入力項目に関する記事で詳しくまとめています。公開直後にやることを整理した公開後のチェックも参考になります。

返信のスピードと文面で印象が変わる

届いていることが確認できたら、次は返信です。問い合わせをする方は、たいてい複数の会社に同時に連絡しています。最初に返ってきた会社が有利になりやすい、という現実があります。

すぐに詳しい回答ができない場合でも、受け取ったことと、いつまでに回答するかだけを先に一報しておくと、相手は安心して待つことができます。「本日中に確認し、明日中にご連絡します」の一文があるかどうかで、印象は変わります。

返信の文面は、見積もりを急いで作るより先に、相手の状況を一つ二つ質問する形が向いています。予算感、希望時期、いま困っていること。この3点が分かるだけで、その後のやり取りが短くなります。

取りこぼさない体制をつくる

個人の努力に頼らず、仕組みで防ぐのが確実です。通知先は代表アドレスと担当者アドレスの複数にしておく、スマートフォンでも受信できるようにしておく、といった設定は最初にやっておく価値があります。

あわせて、問い合わせがあったときに「どこを見て連絡してきたか」を記録しておくと、何が効いているのかが見えてきます。ホームページ、紹介、チラシ、地図アプリ。数か月分たまると、力を入れる場所の判断材料になります。

フォームは設置して終わりの機能ではなく、電話番号と同じように、使える状態を保つものだとお考えください。制作の費用感は料金ページに、実際にお作りしたサイトは制作実績に掲載しています。

まずは無料でご相談ください

WEB PREPAでは、ホームページの新規制作はもちろん、いまお使いのサイトのフォームが正しく動いているかの確認や、通知設定の見直しについてもご相談を承っています。「問い合わせが来ないけれど、原因が分からない」という段階でも構いません。デザイン案は無料でお作りしますので、まずはお気軽にお声がけください。無料でデザインを依頼する。